Politique de confidentialité

Renseignements traités par le tableau de bord

Kilongozi Law Office utilise le tableau de bord pour gérer les accès de son équipe, les dossiers clients, les documents, les rendez-vous et les communications du cabinet. Il traite les renseignements que les clients transmettent au cabinet et ceux que les membres autorisés inscrivent pour assurer le suivi des dossiers. Les permissions du compte déterminent les renseignements auxquels chaque membre peut accéder.

Connexion avec Google

Lorsqu’un membre choisit la connexion Google, le tableau de bord demande l’identité, le courriel et le profil de base. Il vérifie l’adresse courriel confirmée par Google, la compare à celle d’un compte actif du cabinet et associe l’identifiant Google au compte pour reconnaître le même utilisateur lors de ses prochaines connexions.

Envoi de courriels par Gmail

Un administrateur peut autoriser l’envoi à partir de l’adresse officielle info.kilongozilaw@gmail.com. Le tableau de bord vérifie l’adresse de cette boîte et utilise l’autorisation gmail.send pour transmettre des courriels du cabinet, notamment des confirmations de rendez-vous, des liens vers l’espace client ou les formulaires, et des liens de récupération de compte. L’autorisation Gmail sert à l’envoi uniquement.

Pour effectuer un envoi, le tableau de bord communique à Google l’adresse du destinataire, l’objet, le contenu du message et, selon le cas, l’adresse de réponse. Certains envois laissent dans l’historique une trace de leur résultat et de leur identifiant technique Gmail. Lorsqu’une intégration autorisée par le cabinet déclenche un envoi, elle peut recevoir les renseignements de suivi nécessaires pour en confirmer le résultat.

L’utilisation et le transfert vers toute autre application des renseignements obtenus à partir des API Google par le tableau de bord respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Protection et conservation

La plateforme utilise l’infrastructure Cloudflare pour héberger le tableau de bord et stocker ses données et fichiers. Le jeton de renouvellement créé par la connexion Gmail du tableau de bord est chiffré avant d’être enregistré. Il est conservé dans la configuration Gmail jusqu’à son remplacement ou sa suppression. L’identifiant Google associé à une connexion figure dans le compte du membre. Les relevés de connexion et d’envoi peuvent figurer dans l’historique du tableau de bord et ses sauvegardes chiffrées.

Retrait de l’autorisation et demandes

Vous pouvez retirer l’accès de l’application à votre compte Google dans les connexions de votre compte Google. Pour demander l’accès à vos renseignements, leur correction ou la suppression des données de liaison conservées par le cabinet, écrivez à info.kilongozilaw@gmail.com. Le cabinet examine ces demandes selon les renseignements concernés et les obligations de conservation applicables aux dossiers.

Privacy Policy

Information processed by the dashboard

Kilongozi Law Office uses the dashboard to manage staff access, client files, documents, appointments and firm communications. It processes information clients provide to the firm and information authorized team members enter to manage their files. Account permissions determine which information each staff member can access.

Google sign-in

When a staff member chooses Google sign-in, the dashboard requests identity, email and basic profile information. It checks the Google-verified email against an active firm account and links the Google identifier to that account to recognize the same user during future sign-ins.

Sending email through Gmail

An administrator can authorize sending from the firm’s official address, info.kilongozilaw@gmail.com. The dashboard verifies this mailbox address and uses the gmail.send permission to send firm email, such as appointment confirmations, client portal or form links, and account recovery links. The Gmail permission is used for sending only.

To send a message, the dashboard provides Google with the recipient address, subject, message content and, when applicable, reply-to address. The result and technical Gmail message identifier for certain deliveries are recorded in the dashboard history. When a firm-authorized integration triggers a send, it may receive delivery details needed to confirm the result.

The dashboard’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Protection and retention

The platform uses Cloudflare infrastructure to host the dashboard and store its data and files. The refresh token obtained through the dashboard’s Gmail connection is encrypted before storage. It remains in the Gmail configuration until replaced or deleted. The linked Google identifier is stored in the staff account. Connection and delivery records may appear in dashboard history and encrypted backups.

Revoking access and making requests

You can revoke the application’s access to your Google account in your Google Account connections. To request access to your information, a correction, or deletion of connection data held by the firm, contact info.kilongozilaw@gmail.com. The firm considers these requests based on the information involved and the retention obligations that apply to its files.